リモートワークが普及し、チャットツールでのテキストコミュニケーションや Zoom / Meet でのビデオミーティングを日常的にしている方がかなり増えたと思います。
ここで気になる問題が一つあります。どこまでがチャットが適していて、どこからがビデオミーティングが適しているのでしょうか？ これについて判断軸を整理します。
前提
前提として、ビデオミーティングだと表情や仕草から相手の感情が読み取ることができ、それを加味した配慮や理解度チェックができるというポイントがあると思いますが、これは今回の話題の対象外とします。ぶっちゃけ、私はそもそもビデオミーティングであっても対面であってもこの種の感情の読み取りが苦手なため、私個人としてはメリットとして感じられないので多くを語れない、というのが理由です。
私は アファンタジア というやつで、それが影響しているのかもしれません。
比較軸
同期 / 非同期
チャットコミュニケーションは 非同期 、ビデオミーティングは 同期 という差異があります。
非同期の場合、メッセージの受け手にとっては都合の良いときに返信をすればよい、というメリットがあります。また、送り手にとってはミーティングの設定をする必要がない、というメリットがあります。
一方で、非同期の場合、いつ返信をもらえるかは受け手次第です。なにかと素早くレスポンスをとってくれる人が相手ならいいですが、レスポンスが遅くなりがちな人が相手の場合いつ返信を得られるかわかりません。そのため、特に複数回のやりとりを要するような、やりとりを経つつ議論をすすめるようなお題の場合、コミュニケーションのキャッチボール間隔が長すぎて着地までかなり多くの時間がかかる可能性があります。さらに、チャットでのメッセージのやりとりは、見逃しや、一度見て後回しにしたあとに忘れてしまうケースが発生しやすいというリスクもあります。
同期の場合、場を設定する負荷や全体で同時に人を集めて時間を使うことによる利用リソースは非同期に比べて大きくなります。
一方で、場が設定されることによって相手からのレスポンスを確実に得ることができます。そのため、返信待ちが長くなったり、そもそも返信を忘れられるというリスクがなくなります。
逆にいうと、非同期にもかかわらずかなり素早いレスポンスをもらえ、しかも一連の議論の着地まで短時間でいたることができる相手ばかりが対象なら同期・非同期の視点からわざわざ集まる必要性が低下します。また、やりとりが少ない行き来でほぼ着地することが見込まれるケースもチャットで済むと無駄が少なくなります。
資料の補足やリアルタイム議事録・ホワイトボードの必要性
やりとりをするにあたって、同じ資料を参照したり、リアルタイムで議事録や電子ホワイトボードを使ったほうが捗るような類の内容の場合は、ビデオミーティングが適しています。
複雑な問題の解決、解決策のアイデア出しなどが典型です。
口頭のほうが伝えやすい？
テキストでは説明しきれないので口頭で話すほうがいい、という点が語られることがありますが、私はこれは懐疑的です。
実は話として筋が通っていないはずが、口頭だとなんとなく内容が曖昧でもスルーされやすく、逆にテキスト化すると厳密に可視化され、筋が通っていないことが確認できることすらありうると考えています。仮に口頭メインのミーティングだとしてもリアルタイム議事録などでテキストにしてお互いの認識を揃えながら話し合いを進めるのが好ましいと考えています。
テキストでは伝わらないけど、口頭だと伝わる具体的で納得感のある事例と出会えることを待ちます。
※感情、熱を伝える、とかに関しては確かにありそうですが、それは一旦前提のところで除外してます
まとめ
チャットはだめでビデオミーティングでなければできないことについて、複数の比較軸で差異をまとめてみました。
