皆さんは業務上、他の担当者にタスクを依頼したり、
タスクを依頼されたりすることがありますか？
大抵の社会人は「ある」でしょう。
ここで、タスクを依頼する際に渡す情報を PDCG として整理してみました。
タスクを依頼する際に渡す情報の PDCG
PDCG という略語は勝手に作りました。
もし、既知の手法として何か名前がついたものがあるなら、そっちを推したいです。
- P - Priority - 優先順
- D - Due date - 期日
- C - Context - 背景
- G - Goal - ゴール
PDCA っぽくて覚えやすいかなと。
Priority - 優先順
優先順を決めます。
優先順を明確に決めずに複数のタスクを渡すと、急ぎでないものを先に着手する可能性があります。
順序が適切でないと仕掛りが多くなり、組織のフロー効率性が下がります。
優先順が適切ではないと今達成しても効果が薄いものが先に実施される可能性があります。
結果として、かけた費用のわりに最終成果には小さなインパクトしかない、という状況になります。
「全部最優先、ダメぜったい」
Due date - 期日
期日を決めます。
期日を設定することで、時間のやりくりがしやすくなりますし、
業務の完遂が難しいときに、早めにアラートを出せるようになります。
「全部なるはや、ダメぜったい」
Context - 背景
そのタスクはどのような背景で発生したものであるかを説明します。
そのタスクの目的やお客様の想いなど、背景を把握しているかしていないかによって
- 成果物をよりよくするための意思決定や工夫の幅
- 生み出す価値を実感することによるエンゲージメントの大きさ
が変化します。
ただし、最終成果物に興味がなく、自分の工程だけがきちんと仕上がっていれば満足な人の場合は、こういった情報を欲しがらないかもしれません。しかし、基本的には目的を意識しているほうが好ましいでしょう。
実際に世の中に価値を生んでいることを重視する人がこれらの情報を省かれた場合、
デモチベーションが進み、組織へのエンゲージメントが下がっていくでしょう。
エンゲージメントが下がるということは、長期的には
- 視野が狭まり、部分最適の傾向が強くなる
- 低いパフォーマンスのまま組織に居続ける社員になる
- 高いパフォーマンスを発揮できる場に転職するために退職する
ということになります。
どれも損害は絶大です。
「背景なき作業、ダメぜったい」
Goal - ゴール
依頼する作業のゴールを明確に伝えます。
ゴールが曖昧だと作業計画を立てにくくなります。
ゴールを明確にすると、最終成果物の品質が適正になりやすく、
また、品質のためにどれだけ時間をかけるかが明確になります。
「曖昧なゴール、ダメぜったい」
渡される側の視点
依頼側も依頼時点ではケアしきれないで情報を渡しそびれたり、渡される側が実際に着手して初めて気づく情報の不足もあると思います。
タスクを依頼される側はこれらの情報を受け取っていない場合に、気兼ねなく相手に質問して引き出しましょう。
定番の手法を知りたい
タスクを依頼するときに受け渡す情報に関して、上記のような要素があるのは皆さん似たような考えかと思っています。
タスクの依頼自体、ありふれた話で昔からあることなので、このあたりの情報のやりとりについて、名前のついた既存の手法があるかと思って探したのですが、見つかりませんでした。
他者に話をするときに、既に世に知れ渡った手法がある場合、話が早いのでぜひ知っておきたいので、もし、知っている方がいたら教えてください。
まとめ
業務上、相手に何かしらのタスクを依頼するとき。
または、相手から何かしらのタスクを依頼するとき。
PDCG が揃っているか確認するようにしましょう。
- P - Priority - 優先順
- D - Due date - 期日
- C - Context - 背景
- G - Goal - ゴール
PDCG の質を上げる PDCA をまわしましょう！
ところで、 PDCA って定義が曖昧で、
という記事を書いたのですが、以下略
