以前、セルフマネジメントに必要な要素をリストアップして記事にしました。
今回はその記事の個別要素の掘り下げとして タスクマネジメント を取り上げます。
記事を書き上げるたびに元記事からもリンクしていきます。
なお、タスクマネジメントはチームで行うものと、自分がアサインされているものを個人でメンテしていくものがあると思います。
この記事ではセルフマネジメントがテーマのため、後者(個人の範囲)を対象とします。
タスクマネジメント
タスクマネジメントはタスクに関するマネジメント です。
タスクは、業務を小さな単位に分割したものです。
タスクマネジメントでは、
- タスクの明確化
- タスクの優先順
- タスクのステータス
- タスクの粒度
などの管理を行います。
タスクの明確化
自身に割り当てられたタスクを適切に実施するには、
- 背景
- ゴール
- 期日
などが明確である必要があります。これらを明確にするのがタスクの明確化です。
例えば、 背景 については親タスクの情報や、タスクの実施目的、制約などの情報があります。
ゴール については、このタスクの完了条件をまとめます。
期日 はその名の通りこのタスクの完了期日を記載します。
もし、アサイン時点で情報に不足があれば、担当プロジェクトのマネージャーなど、必要な人に確認しましょう。
タスクの優先順
現状自身に割り当てられている複数のタスクの実施順の判断にするため、優先順を決めます。
かんばん形式で管理していると、優先するものをレーンの一番上から並べる形になるのでわかりやすいです。
逆に「優先度 緊急」「優先度 高」「優先度 中」「優先度 低」などにしていると、同じ優先度のものをどの順序で実施すればいいのか迷ってしまうことになります。
タスクのステータス
タスクには「未着手」「実施中」「レビュー中」「完了」などのステータスがあります。
タスクのステータスをチームと定義し、実際の状況に合わせてステータスを更新することで、チームに各種タスクの正しい状態を共有することができます。
タスクの粒度
タスクの粒度については、アサインされたタスクに対して小さな単位に分割する「 タスクばらし 」を実施します。
タスクばらしをすると、それぞれの小さなタスクを着実に終了させることができます。
タスクを大きなまま扱っていると、頭の中に覚えておく前提が多くなりすぎてしまい、忘れてしまっては確認し直す、などの手間が増えます。また、割り込みが発生した場合に、割り込み以前の状態を思い出し、再着手を可能にするまでのコストについても大きくなります。小さなタスクの場合は原状復帰を最小の時間ですることができます。
そのため、時間効率のよい仕事の進め方をしたい場合、タスクを小さくばらしておくことが有効になります。
タスクばらしについて詳しくはこちらを参照ください。
タスクマネジメント手法
自分の手元にある多数のタスクをどのように扱うかについては、様々な手法があります。
特に有名なものとしては GTD, ポモドーロ・テクニックがあります。
タスクマネジメントツール
タスクマネジメントには専用のツールが色々あります。例えば
などです。
まとめ
セルフマネジメントに必要となるスキルの一つとしてタスクマネジメントを紹介しました。
システム開発をしている人ならタスクマネジメントに慣れている方も多いかと思います。私は開発業務から人事領域に転身した身ですが、開発外の業務領域ではタスク管理はまだまだ当たり前のものではありません。タスクマネジメントによって自身が取り扱う業務を明確にし、関係者とのやりとりを円滑にできるようにしておくことは業務の質を高める重要なスキルです。ぜひ身につけていきましょう。