以前、セルフマネジメントに必要な要素をリストアップして記事にしました。
今回はその記事の個別要素の掘り下げとしてタスクマネジメントにおける タスクの受け取り方 を取り上げます。
記事を書き上げるたびに元記事からもリンクしていきます。
タスクの受け取り方に関して
- 必要な情報の取得
- 不明点の確認
- 理解の確認
をまとめます。
タスクの受け取り方
必要な情報の取得
タスクにまつわる以下の情報を取得しましょう。
- 背景 - どのような経緯で発生したタスクか？
- 目的 - どのような問題を解決するためのタスクか？
- ゴール - そのタスクの完了条件は？
- 優先順 - 他のタスクと比べた優先順は？
- 期日 - 締切は？
ここまで必須で必要なものです。
次に、場合によっては必要になる情報です。
- 関係者 - そのタスクに関わる関係者を知っておく必要がある場合
- 依存タスク - 前後に依存タスクがある場合
- 前提知識 - タスクの実施の前提となる知識がある場合
- 関連情報 - タスクの実施に前提となる既存資料が必要な場合
不明点の確認
- わからない用語を確認する
- 理解できなかった説明を確認する
- 複数の解釈ができそうな説明に対して、どの解釈が正しいのか確認する
理解の確認
- 依頼されたタスクに関する自分の理解を説明し、正しく理解できたことを確認する
タスク受け取りのアンチパターン
タスク受け取りのアンチパターンとしては、概ね「必要な情報の取得」「不明点の確認」「理解の確認」の裏返しになります。
総じて言えるのはこれらをしないということは、どこかでわからない部分を推測で済ませているということになります。
必要な情報を全て揃えてないけど、多分こうだろう。不明点はあるが、多分こうだろう。依頼されたタスクの解釈は多分あっているだろう。
明らかに推測が容易ではずれないこともあるかもしれませんが、逆に外れるケースのほうが多いのではと思います。しっかりと確認しましょう。
確認の際は、口頭だけではなく、タスク管理ツールなり議事録なりに書き出して確認しましょう。
口頭だけだとお互いの記憶力頼りになるため、書き出して記憶力に依存せず確実に確認できる状態が好ましいためです。
まとめ
タスクを受け取る際に必要なことについてまとめました。
- 必要な情報の取得
- 不明点の確認
- 理解の確認
仕事をする上で、タスクの受け渡し時点で話がずれているとそのあとの遂行が的確だろうが迅速だろうが全く価値にならないことすらあります。
まずは、齟齬なくタスクを受け取れるよう、上記のポイントを抑えたやりとりをしましょう。
