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Organization Development Engineer tbpgr（てぃーびー） のブログ

さくせん「じかんをだいじに」を発動しつつ、不明点を確認する作戦

コミュニケーション

さくせん「じかんをだいじに」を発動しつつ、不明点を確認する作戦についてまとめます。

前提

とても偉い人など時間の価値が対等ではない相手に対して何らかの確認事項がある場合。
相対的に時間の価値が低い側として相手が使う時間を最小限にしつつ、
不明点の確認をする際に考えるとよさそうなことをまとめます。

以下のようなケースで有用かと思います

  • お客様などへの質問・確認
  • 経営者などへの質問・確認
  • 部下から上司への質問・確認
  • 弟子から師匠への確認

考える事リスト

用語

以降の文章で、以下の用語を用います。

  • 確認対象物 - 確認する内容
  • 確認対象者 - 確認する相手

事前準備

確認事項の下調べをしておきます。

  • 確認対象物に関して自分自身の理解不足を補うためにWebで調べるなどしておく
  • 確認対象物に関して不明点をまとめておく
  • 確認対象者の立場、考えの拠り所を可能な範囲で把握しておく
  • 確認したい内容をまとめておく。文字のみで不足があれば図やグラフなども用意する
  • 対象に関する自分の理解と確認したい内容を迷わず説明可能な状態にする

非常に頭の回転が早い人は、このような事前準備を不要とするかもしれません。
ここの記事の内容は私のような凡人向けです。

起源を意識する

確認対象物の起源がどこにあるか把握する。

  • 確認対象者独自の概念なのか？
  • 一般的な概念なのか？
  • 特定の人（本なら著者）から得た概念なのか？
  • これらの複合なのか？

などを確認する。

具体例を作る

お互いが認識可能な馴染みのある具体例で対象を説明できると確認が円滑です。

確認本番

一番シンプルなパターンとしては、事前にまとめておいた
選択肢のなかからどれが正解か確認してもらうことです。

どれも正解ではない場合は、確認対象者のバックグラウンドや
確認対象物の前後の文脈を踏まえて考えられる可能性について質問を繰り返していきます。
こちらが何がわからないか、何を知りたいかを明確にできるなら、
説明の途中で確認対象者から自発的に答えを話してもらえることもあるでしょう。

視覚的な説明

お互い不明点と認識のズレがある状態で、
文字や言葉のみによるコミュニケーションは困難なケースがあります。
図解をすることであっさり解決するケースがあります。

例

elevennines の CEO である Yusuke.W さんとのやりとりです。
厳密にはこの記事の前提とは異なりますが、近い要素があるやりとりだったので引用します。

自分の考える選択肢を並べました。
「アウトプットコスト」は

  • 情報共有の心理的コスト
  • 情報共有の時間的コスト
  • そもそも情報共有以外の話

のどれか、という選択肢を用意しました。

それに対して

心理的コストを含む時間的コストがアウトプットコストであることがわかりました。
そういえば、「アウトプット」が情報共有を対象としているか、それ以外なのかについては
明示的には確認できていませんでしたね。（おい）

アウトプットという言葉には情報共有的な意味合いの他にも、
仕事や学習の成果を表に出すこと、何らかの出力など複数の意味があります。

Will の話もあったので、個人の思いを共有することかな、
と想像していて、それも含めた情報共有全般の話し方なと思い、
選択肢を「情報共有」中心にしていました。

まとめ

質問される側からみて、不明点を整理して質問してもらうことで
相手の状況を短時間で把握し、必要な意思決定や伝達を最小限の時間でできて

「なにこれ、らくちん」

というお気持ちになるのではないかなと思います。