この記事は Recruiting Operations Advent Calendar 2019 の23日目の記事です。
採用業務の質向上の一つとして「課題管理」についてまとめます。
採用部門と人事部門からなる採用チームは、個別の候補者の方に対する対応以外に様々な課題を協力して取り組みます。例えば新規求人のオープン、求人要件の改善、採用プロセスの改善、採用広報施策など。また、特徴として片方の部門だけで完結せずに採用部門・人事部門人事が連携するようなタスクが発生しやすいです。となると、取り組む課題の情報が適切に管理されていることが重要となります。そこで課題管理です。
課題管理
ここでいう課題管理とは
- 明確に定義された課題
- 背景
- 問題
- 解決策
- ゴール
- 補足情報
- 課題の担当者
- 課題の期日
- 課題のステータス
- アクションステップ
などの管理です。 以下、課題管理のレベルをまとめます。
Level 0 管理していない
まずは何も課題管理していない、という状況です。
ここから想像できるのは、たまたまこのチーム内でこぼれ球をうまく拾える人がいる場合のみその人の手が届く範囲内のみタスクが実施されていくということです。
Level 1 スプレッドシートで管理している
次にスプレッドシートで管理している状態です。何も管理していないよりはいいですが、スプレッドシートでの課題管理は記載のしにくさ、閲覧のしにくさなどの面で利便性が低く、結果として
- 本来必要な閲覧、編集頻度よりも低下
- 認識齟齬の発生確率上昇
- 必要な情報を探すのに無駄なコストがかかる
などの問題があります。
Level 2 課題管理ツールで管理している
最後に課題管理ツールでの管理です。課題を管理するために作られているツールであるため、スプレッドシートでの課題管理が持つ問題を解決してくれます。
まとめ
課題管理ツールを利用するのが理想的なのは明らかですが、そうならない理由も想像が付きます。
採用部門と人事部門の混成チームということで、ITリテラシーや課題管理に対する習熟などが同じレベルで揃いにくいという点です。また、誰かがその利用環境の土台を作り、継続メンテしていく必要がありますが、それができる人が必要で、しかもその人にほどほどの時間を捻出して貰う必要があります。おそらくこのあたりが障壁になっているのではないでしょうか。
最も遠い階段としては
- 課題管理の適切に行うことの有用性を関係者に認識してもらう
- 「課題管理ツールの導入・管理担当者」に適した人がいなければ育成する
- 「課題管理ツールの導入・管理担当者」にその業務のために必要な時間を割り当てる
- チーム関係者が課題管理、ツールの利用法についてキャッチアップできるような体制をつくる
というような段階を踏む必要があるでしょう。
