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元エンジニア 人事 tbpgr(てぃーびー) のブログ

Recruiting Operations - 採用業務のチーム活動

この記事は Recruiting Operations Advent Calendar 2019 の5日目の記事です。

採用業務のチーム活動のために必要となる要素を5つ紹介します。

採用チームの設立

採用は人事のみの活動ではありません。採用対象の部門が存在し、その部門の採用を行います。
そこで、なんらかの形で協力してすすめているとは思いますが、安定してよりよい成果に向けて取り組むには正式な採用チームの設立が必要でしょう。
そして、そのチームの目の前の採用に関わる短期課題。中長期的に採用の質をあげるための課題。
これらを定期的に話し合ったり、必要に応じて任意のタイミングで話し合っていく必要があるでしょう。

ここでは役割として

  • 採用部門・人事部門の中の責任者
  • タスク管理等など活動インフラの整備・保守を行う担当者

が必要となるでしょう。

採用知識の共有・業務知識の獲得

一般に採用を行う部門の担当者は、採用のプロではありません。
個人的に関心や責任感から自発的に学習しているケースはあるとは思いますが、基本的には採用にまつわる前提情報や知識は人事部が先頭に立ちキャッチアップし、考え、それを採用対象の部門に共有していきます。
エンジニア採用であれば、転職顕在層・転職潜在層の話や、求人倍率の話や、採用の取り組みのために必要なことや採用チャネルのことなどですね。
 逆に人事部門は採用を行う部門の所属社員に比べて実務に関わる知識がすくないです。採用のための理解度を上げる意味で、必要に応じて業務ドメインの知識を獲得していく必要があります。

課題管理

ここでいう課題管理は個別の候補者さんに関わるものではなく、採用チームとして取り組む課題です。
採用の前提が整っていない状態であればあるほど、取り組んでいく課題は多くなります。
また、採用チームの活動普段常に一緒に仕事をし続けている相手との活動ではなく、特に採用対象の部門にとっては業務の合間に進めるものになります。
そのため、活動に間があいたり、忘れてしまったりということが起こりやすくなります。
そのため、

  • どんな課題があるか
  • 誰が担当か?
  • 期日はいつか?
  • 細分化したアクションはどのくらいあり、どこまで進んでいるか?

などがいつでも把握できる状態が必要になります。

情報共有

「採用知識の共有」部分で話した知識の情報や、職務分析の内容、EVPに関わる情報など、採用にまつわる情報はストックしていつでも確認・活用できる必要があります。
これがなければ、個人の記憶に頼ったり、 Slack の中をいつも探し回ったりすることになります。
そのため、情報共有ツールを用いて情報をストックしていくことが好ましいです。

面談・選考に関わるコミュニケーション環境整備

個別の選考に向けて関係者間で円滑にコミュニケーションを進めていく必要があります。
例えば

  • 候補者さんの情報、評価を ATS(Applicant Tracking System) に確実に入力して管理する
  • 候補者さんの面談、面接の調整、担当者の決定などのやりとりをする
  • 多数いる候補者さんの進行情報をひと目でわかるようにする

などを円滑に行う必要性があるでしょう。

まとめ

採用チームを立ち上げ、運用していくためにはプロジェクトマネジメントに関わる要素が登場します。
最近よくきく人事が行う採用PM、という話もこのあたりと重なりますね。
場を作り、タスク・情報・業務プロセス・コミュニケーション環境を適切に設計・運用していく必要があるでしょう。
たまたま対象部門にこの辺の要素がうまい方がいて、サポートしてもらえることもあると思いますが、多数の部門を関わる人事側が対応可能になっていることが好ましいでしょう。