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元エンジニア 人事 tbpgr(てぃーびー) のブログ

Recruiting Operations - 採用業務の効率化 - プロセスの計測

この記事は Recruiting Operations Advent Calendar 2019 の11日目の記事です。

採用業務を効率的に回すために、「採用業務の形式化」で形式化した内容をもとにボトルネックを見つけ改善していく必要があります。
採用業務の効率的の一つとして「プロセスの計測」についてまとめます。

対象となる業務プロセスの各工程に要するリードタイム、プロセスタイムを計測します。
リードタイムはあるプロセスが開始してから終了するまでの時間です。
プロセスタイムは実際に作業に着手してから終了するまでの時間です。
これにより改善インパクトの大きな箇所を発見することや、改善前後の差異を確認可能になります。

例えば、カジュアル面談に関わる業務であれば

  • カジュアル面談の候補日の依頼連絡 - プロセスタイム 15分
  • カジュアル面談の候補日の受け取り - プロセスタイム 平均2日
  • 社内での面談担当者の確認 - プロセスタイム 10分
  • 社内での面談担当者の決定 - プロセスタイム 平均4時間
  • 社内での面談日程の調整依頼 - プロセスタイム 10分
  • 社内での面談日程の決定 - プロセスタイム 平均4時間
  • カジュアル面談の日程および参加の案内送付 - プロセスタイム 10分

とします。
この場合、全体のリードタイムは 2日 + 8時間40分になります。

※例の時間は適当な内容です。

まとめ

採用に関わる業務はただでさえ効率化が難しいものが多くあります。
そして、その効率の悪い部分をそのままにしていると業務そのものの改善や戦略的な施策に使える時間が短くなってしまいます。
そこでまずは形式化した業務を計測することで、次のステップとなるボトルネックの把握のための準備をしましょう。