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Recruiting Operations tbpgr(てぃーびー) のブログ

忘れられたのか、遅れているのか分からないカジュアル面談の採用連絡フロー

企業によって様々なカジュアル面談。
その自由さゆえに、プロセスやステータスの管理が曖昧で求人企業・求職者双方が戸惑う場面があるのではないか、というのを周囲の話を聞いていて感じました。
そういった点についてまとめます。

※なお、私が直接関わった企業様で連絡が遅れたり、なかったものに対する不満による記事ではありません。 私以外の人から聞いた話も含めて、カジュアル面談にこういった課題があるだろうな、という視点でまとめています。

カジュアル面談実施ごとフローバリエーション

1. 企業側が応募を望んで求職者が応募するパターン

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カジュアル面談で企業側としては、相手に応募してもらって更に詳しく知った上で選考したいと考え、求職者側もぜひ応募したいと考えた場合。

2. 企業側が応募を望んで求職者が応募しないパターン

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前提は 1 と同じだが、求職者はマッチせず応募しない場合。

この場合、

  • 応募しない場合は伝えてほしいと企業側に言われて、伝える
  • 応募しない場合は伝えてほしいと企業側に言われて、伝えない
  • 応募しない場合は伝えてほしいと企業側に言われていないが、伝える
  • 応募しない場合は伝えてほしいと企業側に言われていないが、伝えない

という分岐があります。
私の場合、多数のカジュアル面談を受けた上で正式選考に進まない場合、連絡をくださいと明示的に言われたケースはありませんが、必ず進まない旨を理由付きで伝えるようにしていました。

仮に伝えない場合、相手はいつまで期待して待っていればいいか判断がつかないというのが1つ。
辞退の報告がないと辞退の理由が把握できないため、相手側の採用プロセスの改善のための材料が減ると考えたことが1つです。

また、はじめから応募意志は無いが話はしてみたいという場合は、その意志を明示して、相手側も了承の上でカジュアル面談をする場合もあります。
その際は、相手から「やはりぜひとも応募していただきたいのですが」という話が出ない限りは、わざわざ辞退の連絡はしませんでした。

3. 企業側が応募ポジションを検討して、検討後に求職者に連絡がある

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カジュアル面談で企業側としては、もう少し社内とすり合わせたいと思うところがあり、社内に持ち帰る場合。
これは必ずしも「求職者に決め手がない」から持ち帰るのではなく、当初想定していた以外のポジションでも活躍できるかもしれないので、社内の担当者や別の経営層のメンバーに相談したい、などのケースもあるでしょう。
この際に、しばらくして「こういったポジションでご活躍いただけると考えるのですが、いかがでしょう」という形で正式応募の依頼がきます。

ちなみに、ここで「1週間以内にご連絡します」等の言葉をもらうと、連絡が遅い場合にもリマインドの連絡の目安がありやりとりがしやすくなります。

4. 企業側が応募ポジションを検討して、検討後に求職者に連絡がある

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前提は 3 と同じだが、マッチするポジションが無かった場合に、企業側が相手に返信をしない場合。

この場合、求職者からみると

  • 相手が連絡が必要だと思っていないのかな?
  • 連絡するのを忘れているのかな?
  • 社内確認にすごく時間がかかっているのかな?

というケースがあり、 連絡するのを忘れているのかな? と求職者に思われてしまうと心象を悪くする可能性があります。
また、逆に 社内確認にすごく時間がかかっているのかな? の場合は、中々意思決定をできないくらい常にいっぱいいっぱいの会社なのかな、と想像される可能性もあります。

まとめ

カジュアル面談は決まり決まったプロセスがないだけに、スケジュールの確認やステータス管理をきちんとしていないと求職者・求人企業ともに現状が曖昧になりやすく、連絡を忘れるなど相互に負の印象を与えるきっかけになりやすくなります。

「カジュアル」とはいえ、お互いに留意していきたいところですね。
私は Trello でステータス管理をするようにしています。

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