会議に必要なものについて整理です。
とてもありふれた内容で、個人メモなので
他の方にとって、特に得るものは無いと思います。
事前準備
目的・ゴールを明確にする - Why
会議の目的は何か？
その目的を達成する基準は何か？
これらを明確にします。
参加者を選ぶ - Who
会議に必要な人のみを集めます。
参加したが発言しない人は、その会議に不要なはずです。
情報共有のみのミーティングをしていると発言しない人が発生しやすいですが、
この場合は情報基盤の整備や、コミュニケーションツールの整備が不足しているのでしょう。
日時を決める - When
日時を決めます。
また、時間とコストを意識してもらえるようになっていることが大事そうです。
例えば、時間をまもらないこと。
例えば、だらだらと長引くこと。
それが会議全体としていくらのコストになっているのか？
リアルタイムのコスト計算時計とかおくといいのでしょうかね？
海外だと物理でこんな時計があるようです。
アプリを作っている人はちょくちょくいるようです。
アプリをつくる練習としては面白いかもしれないので、お題がない人は
作ってみるとよいかもしれませんね。
場所を決める - Where
場所を決めます。
事前に議題を送る
会議の目的を把握した上で参加してもらうため、事前に議題を送ります。
事前に送ることで、相手が会議の目的のために探しておく資料、
考えをまとめること、などの機会を得ることになります。
会議中
ファシリテーターを決める
会議を進行する人を決め、進行してもらいます。
- 目的、ゴールの提示
- グランドルール の説明・運用
- 議論の進行
- 脱線への対応
- 曖昧な議論の確認
- 参加者へのバランスよい質問
- とりまとめ
などを行います。
言葉だけですすめない
よほど簡単な内容ではない限りはホワイトボード等を用いて、
議論を見える形にして進めます。
結果的に曖昧な点や、議論の脱線を把握しやすくなります。
また、グラフィックレコーディングをできる人がいるなら
書いてもらうのもよさそうです。
ゴール
会議のゴールに到達すること。
会議後
アサイン
次のアクションが発生した場合は、
- タスクの内容
- 期日
- 担当者
を明確にすること。
タスク管理ツールなどで管理すること。
議事録
議事の記録を残すこと。
すべてを詳細に残す必要はなくて、
- ゴールは何か？
- そのゴールに至った理由は何か？
- 次のアクションの内容はなにか？
- 次のアクションのアサイン先は誰か？
- 次のアクションの期日はいつか？
など、決定事項とそれが決まった背景・理由が明確になっていればよいでしょう。
そして議事録を共有します。
組織によって共有方法は様々だと思いますが、
今の時代だと会議中に誰かがリアルタイムで議事録をとり、
終了と共に共有されるのがよいですね。
まとめ
ありきたりですが、まとめてみました。
単純だけど、意外にちゃんとしてないところが多そうな会議。
みなさんのところはどうですか？
その他
A5ランクの会議という情報をみたのですが、これはどこが起源なのかわからなかった。
- Aim
- Agenda
- Assign
- Action
Archive
- A5 RANK MEETING - Graphis
